أولاً: تسجيل البيانات الخاصة بالمتقدم
تقوم إدارة البرنامج بالمؤسسة بالإعلان عن موعد بدء التسجيل في الصحف المحلية وموقع المؤسسة على شبكة الإنترنت ووسائل الإعلان الأخرى
المناسبة، محدِّدة بذلك موعد بدء التسجيل ونهايته إضافة إلى الشروط الواجب توفرها في المتقدم.. ويكون تسجيل بيانات جميع المتقدمين من خلال البوابة الإلكترونية الخاصة بالبرنامج الموجودة على الموقع الرسمي للمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني؛ حيث تم تصميم بوابة خاصة بالبرنامج روعي فيها أن تكون واضحة وسهلة لجميع المتقدمين، كما روعي فيها أن تكون شاملة وتحتوي جميع البيانات التي ترغب إدارة البرنامج معرفتها عن المتقدم.. وبعد قيام المرشح بتعبئة بياناته الأساسية في الموقع يتم رفع الوثائق المطلوبة إلى إدارة البرنامج من خلال خدمة التحميل
(upload ) المتاحة في البوابة على شكل صورة ( pdf ، jpg)؛ ليسّهل على الإدارة استعراض الوثائق والتأكد من
سلامتها, وتتمثل أهم محتويات البوابة في النقاط الأتية:
1- البيانات الشخصية وتشمل:
*
- أسم المتقدم باللغتين العربية والإنجليزية طبقاً لجواز السفر
- تاريخ الميلاد، مكان الميلاد، تاريخ الإصدار الخاص ببطاقة الهوية الوطنية ونهايته
* - الحالة الاجتماعية ، وعدد الأطفال ــ إن وجد ــ بالإضافة إلى رقم التسجيل الآلي الذي يمنح للطلب إلكترونياً.
2- بيانات الاتصال وتشمل: عنوان السكن، رقم الهاتف، رقم الهاتف المحمول ، البريد الإلكتروني للمتقدم.
3- البيانات الدراسية وتشمل: اسم الكلية، القسم ، التخصص ، المعدل التراكمي، سنة التخرج ( يتم استيرادها آلياً من نظام شؤون المتدربين لطلاب الكليات التقنية ).
4- البرامج التدريبية التي سبق للمرشح الإلتحاق بها ــ إن وجدت ــ أو الخبرات العملية.. وتشتمل: اسم البرنامج، مدته ، مقر انعقاده، أسم الجهة المنفذة له.
5- بيانات ولي أمر المتقدم ( شخص آخر يمكن الاتصال به عند الحاجة ) ، وتشتمل على: اسم ولي الأمر، صلة القرابة، رقم هويته، عنوانه، أرقام الاتصال الخاصة به.
6- تعهدات خاصة للمتقدم تحدِّدها إدارة البرنامج، ولا تكتمل عملية تسجيل المتقدم إلا بعد اعتماد ذلك آلياً.
7- الوثائق التي يتم تحميلها على البوابة الإلكترونية أهمها:
* - صورة من وثيقة التخرج.
* - صورة من السجل التدريبي لمرحلة الدبلوم.
* - صورة من جواز السفر ساري المفعول.
* - صورة شخصية حديثة.
8- طباعة إشعار التسجيل ومتابعة الطلب: بعد أن تكتمل عملية تسجيل بيانات المتقدم يمكنه الانتقال إلى الجزء الأخير وهو حفظ البيانات وطباعة إشعار التسجيل, كما تتيح البوابة الإلكترونية للمتقدم مراجعة ومتابعة طلبه آلياً من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة به.
ثانياً: القبول بالبرنامج
تتم عملية القبول والترشيح المبدئي للمتقدم للإبتعاث بعد أن يتم التسجيل آلياً من خلال البوابة الخاصة بالبرنامج؛ وفقاً للخطوات التالية :
1. تقوم إدارة البرنامج بتدقيق المستندات الخاصة بالمتقدمين، سواءً كانت ثبوتية أو دراسية لجميع المتقدمين الذين تم إدخال بياناتهم ، ومن ثم يتم إرسال بريد الكتروني ورسائل (sms) لمن انطبقت عليه الشروط تفيد بترشيحه مبدئياً ويحدَّد له موعد لإجراء المقابلة الشخصية.
2. في حال تجاوز عدد المتقدمين العدد المحدَّد ستتم المفاضلة لبدء برنامج التهيئة الإعدادي المزمع عقده بناء على المعدل التراكمي للمتقدم والمقابلة الشخصية أو أي معايير أخرى تحدِّدها إدارة البرنامج.
3. يتم إعلان نتائج المتقدمين الذين اجتازوا إجراءات والمقابلة الشخصية على موقع المؤسسة والصحف المحلية للبدء في برنامج التهيئة الإعدادي.
4. تتبنى إدارة البرنامج القيام بمراسلة المعاهد والجامعات للحصول على قبولات أكاديمية للمرشحين حسباً للتخصص.
5. يلتحق المرشح ببرنامج التهيئة الإعدادي المكثف الخاص بتأهيل المبتعثين وتوعيتهم؛ لكيفية التعامل وتفهم الوضع الجديد في بيئة الإبتعاث.
6. يتم الإعلان عن أسماء المرشحين ترشيحاً نهائياً للإبتعاث الذين أنهوا البرنامج الإعدادي بنجاح على موقع المؤسسة الإلكتروني وفي الصحف المحلية.
ملآحظات خاصة بالمقابلة الشخصية :
* المقابلة سهلة ولا تتطلب الكثير من الوقت اقل من 5 دقائق
* في المقابلة كن واثقاً ولا تخفض صوتك
* يجب عليك احضار جميع الاوراق التي ستطلبها المؤسسة العامة منك في حال ترشيحك للمقابلة
* نهاية المقابلة .. سيتم اعطائك ورقتين .. ورقة للفحص الطبي و ورقة للأدلة الجنائية
* من يعطى هذه الورقتين في نهاية المقابلة فهو باذن الله مرشح لبرنامج التهيئة وقد نجح في المقابلة
* من لم يحصل على هذه الورقتين في المقابلة الشخصية .. غالباً أنه لم ينجح بالمقابلة الشخصية
* تجرى المقابلات الشخصية في كلية الاتصالات والمعلومات في الرياض